Pour le réinvestir
Le rôle du manager est complexe, il doit faire marcher son service techniquement, répondre aux clients ou aux patrons, au banquier, s’occuper de ses collaborateurs et plus encore. Il doit aussi trouver le temps d’avoir une vision de ce qui va plus ou moins bien dans son service, des progrès à réaliser et de la cible à viser. Sortir la tête de l’eau, savoir s’arrêter sur les sujets importants, facile à dire…
Des progrès techniques sont l’occasion de reprendre du temps sur une tâche quotidienne pour l’affecter à la vision du futur.
Exemple 1 :
Lors d’une mission, je constate dès les premiers instants que l’atelier est chargé, encombré. Les deux responsables techniques, dont le dirigeant, passent beaucoup de temps à définir l’ordre de priorité de traitement des commandes pour les opérateurs, et à retrouver les palettes dans l’atelier.
Première action, du 5S. Eliminer : la moitié des palettes sont inutiles (obsolètes, en attente de quelque chose etc.). On y voit plus clair, un peu de rangement en face des postes de travail, un numéro d’ordre visible et la charge du patron diminue fortement car les opérateurs s’y retrouvent seuls.
Quelques semaines plus tard la responsable administrative me confie : « on voit enfin le chef sur les sujets de fond, en plus il est moins stressé ». Le dirigeant choisira l’action suivante : numériser certaines tâches pour libérer encore du temps.
On n’a pas toujours une action évidente pour libérer du temps, il faut alors oser en « perdre » pour en gagner. Le plus simple est de forcer la réflexion sur les progrès à réaliser en organisant des rituels dédiés.
Exemple 2 :
Au lancement des réunions quotidiennes pour chaque équipe de direction, réunions qui en 1/2h doivent faire le point des résultats et des sujets à traiter pour progresser. Les protestations furent nombreuses : « on connait les résultats, on n’a pas besoin de réunion pour savoir ce qui se passe, faire perdre du temps à toute l’équipe est inutile… »
3 mois plus tard, personne ne veut revenir en arrière. Cet investissement dans un rituel structuré, efficace a permis de vraiment connaitre, ensemble, les problèmes. Il a économisé tous les contacts informels et perturbateurs, les mails de relance, les incompréhensions et les oublis. La réunion finie on peut vraiment travailler « tranquille ».
Exemple 3 :
Le chantier, réunion de toutes les compétences à 100% sur un sujet précis en un temps limité, permet de traiter le sujet sans y revenir, économisant les allers-retours, les changements d’avis et autres pertes de temps.
Il faut savoir se lancer dans ce type d’action en sachant que l’organisation dans un domaine dégagera forcément du temps pour s’occuper d’un autre et engager le progrès (Post 13).